LET OP: Heeft u AuditCase versie 13.7 of later dan is onderstaande gewijzigd en kunt u het beste onderstaande link volgen:
https://changetocomm.zendesk.com/hc/nl/articles/360014072960-Automatische-taken-Introductie
AuditCase versie 13.6 en ouder kunt u onderstaande stappen volgen:
Het is mogelijkheid om op basis van opdrachten en perioden automatisch taken aan te maken.
Op de klantkaart is het mogelijk om alle opdrachten die u doet voor uw klant te registeren zoals bijvoorbeeld het doen van omzetbelasting, samenstellen jaarrekening, controle, etc.
Het is al enige versies mogelijk om hierbij ook direct de periode te kunnen registreren zodat u direct kunt vastleggen met welke frequentie deze werkzaamheden plaatsvinden. Per jaar, kwartaal, maand of 4 weken. Dit invoerscherm is geïntegreerd op het tabblad Intern - Opdrachten:
Wanneer u dit registreert bij uw klanten dan kan op basis hiervan nu een selectie gedaan worden in AuditCase.
Open de Relatiemodule en ga naar Selectie - Aanmaken taken periodiciteit.
Vervolgens kunt u aangeven welke klanten en opdrachten u wilt selecteren en daarna voor welke periode:
Dan kunt u onder acties kiezen voor "Taken periodiciteit aanmaken". U krijgt dan de mogelijkheid om de gegevens voor de taak aan te vullen met de omschrijving van de periode en de begin- en einddatum. Hieronder een voorbeeld van een maandelijkse omzetbelasting:
Wanneer u op Verder klikt dan wordt er een verzoek klaargezet om deze taak aan te maken.
Dit verzoek wordt op de achtergrond periodiek uitgevoerd, dit zal veelal elk half uur plaatsvinden.
De uitvoerder is dan de Verantwoordelijk accountant van de klant en de eigenaar is de Verantwoordelijk vennoot in de standaard uitlevering.
In de takenmodule zijn er diverse manieren om een overzicht van alle taken te bekijken en uiteraard komt de aangemaakte taak ook bij de juiste mensen in de startpagina te staan. Iedereen heeft hiermee direct een overzicht over alle nog uit te voeren taken:
Bij het aanmaken van deze taken wordt gecontroleerd of deze taak voor deze opdracht, periode en boekjaar niet toevallig al een keer is aangemaakt. Als dat zo is dan wordt deze uiteraard niet nogmaals aangemaakt. Hiermee voorkomt u dubbele taken!
Wilt u weten hoe u een taak voor meerdere personen of bedrijven tegelijk in kunt voeren bekijk dan het artikel: lijstinvoer